Posted on Mon, Nov 28, 2011 @ 01:17 PM
¿Cambiamos o nos cambian?
¿Cuántas veces hemos oído aquello de “mis usuarios se van a sentir vigilados, nos va a costar que usen este enfoque”? Yo lo he escuchado en múltiples ocasiones – 3 desde el último blog-enunciado de diferentes formas o con más pesimismo si cabe.
Es un tema recurrente y común que no es exclusivo del área de la gestión por procesos, aunque si es dónde puede escucharse en más ocasiones. Creo que la causa radica en el hecho de que la ‘Gestión por Procesos’ implica el gobierno de la actividad, saber cuál es la forma de trabajar y el rendimiento de la organización.
La gestión al cambio es un eufemismo en realidad lo que se intenta es vencer la resistencia a cambiar. Y, la resistencia proviene de la inercia acumulada en el tiempo
haciendo la misma actividad, y de la duda; ¿seremos capaces de aprender?
En los proyectos BPM, cuando nuestro interlocutor habla de riesgo de adopción lo hace pensando en personas. Personas con nombres y apellidos que; a) bien acumulan más inercia, porque llevan mucho tiempo trabajando de la misma manera; b) bien se sienten más inseguros, porque dudan de su capacidad para adquirir nuevos conocimientos.
Los primeros muestran un patrón de ingente actividad –real o no- (que roba el tiempo). Mientras que, los segundos muestran una reserva notable a la comunicación y al trabajo en grupo (que dilata el tiempo). Estamos tratando con personas y con su trabajo, que es lo que les hace sentirse útiles y siempre defenderán esta posición. La misión de la gestión del cambio es convertir esa posición en el punto de apoyo para las transformaciones que requieren las empresas.
En ambos situaciones la forma de proceder para superar las barreras es similar: identificar, comprender el patrón, y acompañar en la transformación.
La Gestión del Cambio es una acción individualizada si bien en ocasiones hay que recurrir al grupo; como los encierros de San Fermines. Esta acción individual debe emplear al máximo herramientas que permitan la cooperación y la comunicación en el trabajo. Y, evitar estrategias de enfrentamiento o de comparación. Esto es muy, muy, relevante porque la planificación y la estrategia son diametralmente distintas. La Gestión del Cambio no es un plan de acción sino una forma de gestionar todos los días.
La plataforma de Ultimus proporciona los servicios que facilitan la cooperación y la comunicación. Así como aquellos servicios que
dotan de más competencias (‘job empowement”) al puesto de trabajo, ya sean de decisión, ya de definición. El resultado es siempre positivo, se liberan recursos que incrementan la productividad.
Para finalizar, me gustaría indicar que
Vencer la resistencia al cambio compete a todos los que participamos en la organización de una empresa. Las personas tenemos que saber gestionar nuestro cambio.
Juan Vázquez
Regional Manager- Ultimus Iberia
Posted on Fri, Nov 11, 2011 @ 08:51 AM
.gif)
Ultimus is proud to announce that it will be hosting the 2011 Interact Web Conference on Thursday, November 17 from 9am-4pm EDT.
Through this Web Conference, we hope all attendees gain a better understanding of Ultimus’ offerings, how we can help your company achieve future success, and what BPM is as well as how it can be used. Please find the agenda along with registration links here. Each webinar is categorized as either technology- or business-related. Please sign up for any or all Web conferences of interest. Each webinar will feature a Q&A session at the end to ensure all questions and concerns are addressed.
Topics that will be covered during the Web conferences include: Ultimus Going Forward; How to use Ultimus in Web & SharePoint; Ultimus for Human Resources Management; Common BPM Pitfalls and How to Avoid them; Evolving Workflow into BPM; and Selecting the Right Support Packages.
We look forward to making the 2011 Interact Web Conference a success!
Allison Thiebaud
Senior Marketing Specialist
Posted on Wed, Nov 09, 2011 @ 08:48 AM
Contrariamente a lo que pensáis no es el precio sino la capacidad de proporcionar el comportamiento y el rendimiento que necesita un cliente. Es decir, no dejar al cliente a mitad del camino. Para evitar malinterpretaciones, quiero indicar que, a veces, optar por el 2º segmento es lo adecuado. Mientrass se haya considerado que la evolución estará limitada en alcance y ámbito. A partir de cuyo límite será necesario optar por el otro segmento.
Hay otros dos factores muy, muy importantes para desplegar con éxito un BPMS en una organización:
- Facilidad de construcción, ¿cuántas veces ha escuchado el cliente que no es necesario programar, sin decirle bajo qué condiciones? Mi pesadilla es llegar a un cliente que ha pasado por esta situación: No me cree, y tampoco le culpo.
- Agilidad (y solidez) en la gestión de configuración. En este campo ya la lucha se reduce a muy pocos, sobran los dedos de una mano. Todos sabéis la complejidad y criticidad de trasvasar las aplicaciones desde el entorno de desarrollo, al de pruebas, y, al final, a producción. Con sus idas y venidas.
Así desgrane mi discurso y llegue a darle el nombre del único competidor que tenemos. A pesar de lo que digan los “Analistas de Mercados”.
Por último, visitamos brevemente el mundo del “gran intruso”; los gestores documentales.
Aquí mi respuesta es diáfana, y la resumo con el siguiente axioma. La actividad de las personas genera los datos con los que se construyen documentos, no al revés.
Por tanto, un modelo –implementado en un producto- definido para satisfacer un resultado (el documento) NUNCA podrá satisfacer las necesidades del generador (la actividad). Lo atestiguan los fracasos en tiempo y dinero que he observado repetidamente a lo largo de mi dilatada experiencia en el sector.
Por otro lado, cuando los fabricantes de gestores documentales se dedican a comprar productos de BPM lo hacen completando ‘stack’ de lo que dicen que es un BPM completo: BPAs, BPR, … pero nunca para reemplazar el “workflow”, ¿qué creéis que harían sus clientes si les dicen que tienen que tirar y volver a hacer? Además, los sistemas operativos actuales: MS Windows 2008 R2, MacOS X ya llevan incorporados los servicios de gestión documental: versiones, metadatos, derechos de acceso, derechos de uso, búsqueda semántica,… más que muchos gestores del mercado.
Y, ésta fue mi respuesta. Maticé al cliente que ninguna decisión que tomé es mala en tanto en cuanto sus fundamentos sean: objetivos, asumidos y recordados.
Hasta mi próxima bitácora.
Juan Vázquez
Regional Manager- Ultimus Iberia
Posted on Mon, Nov 07, 2011 @ 01:19 PM
Ésta ha sido una semana compleja. Bueno, como todas las del segundo semestre, las que han pasado, y las que están por llegar. La dificultad reside en la incertidumbre. Se amontonan las tareas en la mente de los clientes, la urgencia de hoy oculta el bosque. La volatilidad es infinita... Quizás en otros territorios…
A lo que iba.
Esta semana he tenido múltiples reuniones con distintas empresas que están evaluando adquirir un producto BPMS. Y, me he encontrado con la misma pregunta en todas; de hecho, es muy recurrente.
Claro que no es de extrañar. Los fabricantes parece que disfrutan inventando siglas y acrónimos, que constituyen verdaderas sopas de letras.
Para empeorar la situación las firmas de “Análisis de mercados “ combinan criterios de tal forma que extienden la confusión al campo del uso/aplicación. ¡Cuántas veces he escuchado este año que el cliente ha devuelto el producto, o que la implantación ha pasado de 2 meses a 2 años! Y, ¿qué guía pueden encontrar los que están eligiendo algo consultando esos oráculos que no les conocen?
Frente a unos de estos candidatos, en búsqueda de una herramienta que les ayude, estaba sentado está semana cuándo me hizo la pregunta: ¿cuáles son vuestros competidores? En ese momento emerge el dilema; ¿soy aséptico y objetivo, o no? Por educación y forma de ser sólo cabe la primera alternativa. Y, así enfoque mi respuesta.
Existen dos campos de juego en el mundo BPM –del resto que dicen serlo ya hablaré en el próximo post:
- Los productos que nos centramos en automatizar la actividad.
- Los productos que se centran en la decisión asistida o automatizada.
En mi opinión, un proceso es un conjunto de actividades realizadas por personas que se desarrolla en el tiempo. Siendo las personas las consumidores de la casi totalidad del tiempo. Esto es un importante hecho ya que “el tiempo es oro”.
No compito con los que están especializados en, por ejemplo: clasificar maletas en las cintas de los aeropuertos, o los que realizan segmentaciones de comportamiento, o tarifican seguros. Esta es la primera restricción del conjunto.
Por supuesto, el cliente estaba de acuerdo en el diagnóstico de su necesidad: actividades humanas y, por tanto, en el acotamiento del conjunto. Si no nos hubiéramos terminado el café y cerrado la reunión con amabilidad y educación; al contrario, nos extendimos mucho más de lo estimado.
El conjunto que resulta está compuesto por muchos y muy diversos productos. Podemos clasificarlos a ‘grosso modo’ en dos campos, aunque la frontera pueda ser difusa en algún caso: Teamworks, Aqualogic, ActiveMatrix,… que prefieren promover, desde el inicio, una respuesta a lo largo de toda la empresa. Y, en el otro: AuraPortal, BizAgi, Polymita, Nyntex,.. enfocados a un ámbito más restringido de unidades departamentales o de negocio.
¿Cuál es la diferencia entre segmentos? (La próxima la respuesta)
Hasta mi próxima bitácora.
Juan Vázquez
Regional Manager- Ultimus Iberia
Posted on Fri, Oct 28, 2011 @ 01:50 PM
Llevo varios años desarrollando mi actividad profesional en el mundo del BPMS. Mi día a día me enfrenta a la hercúlea tarea de desarrollar este mercado. Donde enfrento diariamente la competencia del resto de las tecnologías; de plataformas de desarrollo a desarrollos internos. Esta confrontación siempre tiene dos vertientes: la del competidor que realmente lo es. Y, en la mayor parte de las ocasiones, la del competidor que no lo es. Para asentar su posición tiene que destruir los fundamentos del adversario; caso opuesto del correligionario que intentará enfatizar sus ventajas.
Esta es la situación habitual en la que me encuentro cuando, para algunos, invado escenarios donde está desplegado un ERP. Los ataque vienen por múltiples sitios y, en el caso de Ultimus, resulta incomprensible por cuanto que lo que proponemos es potenciar el papel del ERP haciéndolo más accesible.
La historia de BPMS y ERP siguen dos rutas distantes y dos evoluciones muy diferentes. Mientras que el ERP hace tiempo que logró su ‘espacio bajo el sol’ no es así para los BPMS. No obstante, en los últimos tiempos, los defectos tan bien camuflados de los ERPs, y quizás merced a la situación económica global, emergen inexorablemente. Su falta de flexibilidad, escasa adaptabilidad, y extrema opacidad, han detenido la capacidad de transformación de las compañías; llegando a hacerlas todas semejantes en capacidad competitiva dentro de un sector.
Por no hablar de los costes asumidos, por camuflados. Este artículo resulta interesante en dicho sentido: http://blogs.cio.com/thomas_wailgum/erps_paralysis_problem_and_the_repercussions_for_businesses_everywhere.
En Ultimus pensamos que los escenarios cooperativos son los que realmente benefician al cliente. La cooperación construye valor. El enfrentamiento reduce los recursos y fuerza al uso incorrecto de lo que quede.
Nuestro enfoque es el usuario, tanto el de negocio, como el de IT. Facilitar su labor, y ayudarles a distribuir sus recursos, ya económicos, ya personales, para alcanzar metas que el enfoque monolítico impide por su desmesurada glotonería.
Este próximo 8 de noviembre a las 17:00 CET (GMT+1) celebramos nuestro primer seminario virtual Ultimus y ERP. Le recomiendo que, si dispone de tiempo, acuda. La agenda es interesante por cuanto que le enseñaremos: dónde ahorrar , cómo se hace y por dónde empezar. Todo ello alrededor de una demostración de procesos reales conectado con uno de los ERPs más vendidos. Y, si, desafortunadamente, no puede estar no se preocupe por que vamos a repetir la convocatoria mensualmente. Además, antes de que acabe el año también estará disponible en Portugués.
Le esperamos.
Juan Vázquez
Regional Manager- Ultimus Iberia
Click here for the English translation
I have had several years in the developing world of BPMS. Day to day, I face the Herculean task of developing the market. In this scenario, I am always confronted with other technologies. This confrontation always has two sides for the competitor to face. To consolidate its position therefore has to destroy the foundations of the adversary; opposite case of the fellow who will try to emphasize its advantages. That's the usual situation where I am when, for some scenarios, where it is deployed to invade an ERP. The attacks come from multiple sites and, in the case of Ultimus, as it is incomprehensible that what we propose is to strengthen the role of ERP making it more accessible.
The history of BPMS and ERP are two distant routes and two very different evolutions, while ERP has long since achieved its 'space under the sun', not in the BPMS. But now in recent times, perhaps thanks to the global economic situation, well camouflaged defects inevitably emerge. The lack of flexibility, limited scalability and extreme opacity, has stopped the processing capacity of companies, reaching them all alike in competitiveness within a sector, not to mention the camouflaged costs incurred. This article is interesting in this regard.
In Ultimus, we think cooperative scenarios are really beneficial to the customer. Cooperation builds value. The confrontation reduces the resources and strength to misuse the rest. Our focus is both on the user and business, such as IT. We facilitate their work, and help them distribute their personal and economic resources to achieve goals so that the monolithic approach prevents its excessive gluttony.
On Tuesday, November 8th at 17:00 CET (GMT +1) we will celebrate our first webinar about Ultimus and ERP. I recommend that if you have time, you should definitely attend. The agenda is interesting, as we will teach ERP and where to start. This will be a demonstration of real processes connected with one of the best-selling ERPs. If you unfortunately cannot attend, don’t worry because this webinar will be repeated monthly. It will also be available in Portuguese before the end of the year.
Posted on Thu, Sep 15, 2011 @ 09:20 AM
There are literally hundreds of business process management (BPM) vendors out there that offer different BPM suites and process automation software applications. The question is: How do you choose one? There are definitely some crucial considerations that you need to carefully think of in order to make the right choice for your business.
According to www.bpmsoftwareexperts.com, there are ten characteristics every BPM Suite must include:
- Process execution and state management engine
- Model-driven composition environment
- Document and content interaction
- User and group interaction
- Basic connectivity
- Business activity monitoring (BAM) and business event support
- Simulation and optimization
- Business rule management
- System management and administration
- Process component/registry repository
When deciding on a BPM vendor, it is important to read non-biased reviews and to, of course, do your research. Technology Evaluation Centers (TEC), helps companies research, evaluate, and select the best enterprise software solutions for their unique business requirements. They analyze vendor solutions objectively to ensure your interests come first. Ultimus recently showed a demo to TEC and they were able to evaluate the Ultimus Adaptive BPM Suite and its features, as well as analyze its characteristics from the list above. The Ultimus Adaptive BPM Suite achieved maximum scores for process modeling, security management, form management, workflow portal, monitoring and management, and process analytics.
While it's necessary to know whether a product supports a base of common 
functionality, it's also important to understand how a product really differs from the crowd. TEC analyzed the Ultimus Adaptive BPM Suite in respect to this as well. According to TEC, the “Ultimus Adaptive BPM Suite is without a doubt one of the leading solutions in the BPM space.”
If you’re currently in the process of selecting a BPM vendor or interested in learning more about TEC’s analysis review, be sure to read the entire report on Ultimus.
Laura Storjohann
Marketing & Creative Design Associate
Posted on Fri, Aug 26, 2011 @ 02:26 PM
Agility could easily be one of the most frequently used buzz word associated with technology today. Unfortunately, the business value is vaguely described as being able to adapt to business changes within a short period of time. Short can be relative and expectations differ from one company to another. Ultimus believes it is important to separate business logic from the application and we will explain why.
A company was in search for a Regional Manager for their operations in the Middle East. So far they had businesses in North America, Western Europe as well as in Asia. Filling similar positions in other regions went without problems, due to an automated new hire process – from application entry to automatic confirmation, evaluation and rejection. When posting the job offer for Dubai on Monster.com, more than 400 applications poured in just within the first two days. Even with the new hire solution in place, operation simply could not cope. Quickly the new hire process was changed to allow automatic replies on application entries, a larger group of people to conduct initial reviews and interview scheduling that was independent from manual coordination. This allowed the company to reduce the backlog and return to normal operations within hours. The additional resources to review the applications were removed from the recipients group when the Human Resources team was able to handle the applications again by themselves.
The company was capable of dynamically reacting to unexpected circumstances. Changes to business rules, organizational charts, or exceptions happen frequently, and if a business person can make them within hours, the technology provides real value through agility.
Interested in learning more about Ultimus Human Resources solutions?
Franz Schubert
Director Corporate Business Development
Posted on Thu, Jul 28, 2011 @ 04:07 PM
It was a hot yet beautiful day as several of us Ultimus employees stood in the parking lot last Saturday to greet our neighbors- the citizens of Cary, North Carolina. As cars arrived, racing through the parking lot, a sense of excitement filled the air. Teams of people packed in front of the Ultimus Headquarters building eager to find out just what exactly it was that Ultimus did.
“Ultimus BPM Software helps businesses automate everyday processes,” the crowds were told. “Can you name three business processes?”
Clues, riddles, learning, games, local history and adventure were all part of Ultimus’ participation in this event. It was none other than the 2nd Annual Cary Scavenger Hunt presented by CaryCitizen and hosted by the new Cary Arts Center and the Town of Cary.
Strategy was a key element as teams set out across the town to discover the locations of many clues, one of which being Ultimus. Naming three business processes was the golden ticket each team needed in order to score a higher amount of points. Ultimus of course did not want players leaving clueless, so names of processes were written in chalk and strewn about parking lot in order to assist those who needed help.
Among the crowd of eager competitors, was Jackie Holcombe, Mayor of Morrisville, NC. “I just want to congratulate Ultimus on the great job they did to highlight their organization in the Cary Scavenger Hunt,” she stated.
Throughout the day, Ultimus greeted roughly 20 different teams, each leaving with knowledge about who Ultimus is and what we do. It was a fun, enjoyable day for all and an overall huge community success.
If you’re disappointed you missed your chance to participate, don’t worry, the fun isn’t over just yet. Comment on this blog by Friday August 12th and name one Human Resources related process that the Ultimus BPM Software Suite can automate for your chance to win a gift card. The randomly drawn lucky winner will be contacted via email. Good luck!
Laura Storjohann
Marketing & Creative Design Associate
Ultimus
Posted on Wed, Jul 13, 2011 @ 07:57 AM
There are many challenges with being a new employee at a company. You have to adjust to your new work environment and company culture and adapt to new co-workers and your assigned responsibilities. But as difficult as it may seem to get onboard with a company, you may have it a bit better than your Human Resource department.
Human Resource departments spend a great deal of time and resources identifying, recruiting, interviewing, and hiring key personnel. Once a new employee is hired, HR then has to collect and file their personal information. Many bottlenecks can occur if these processes are paper-based, such as resumes getting lost in the review process, potential hire’s information getting misplaced, and countless hours spent having to re-enter employee information into databases.
Through a combination of expertise, extensive global experience, service and technology, Ultimus’ goal is to provide solutions to complex HR challenges, such as the onboarding process. By integrating with existing document management systems, the Ultimus BPM Suite bridges the gap between departments, helping HR departments hire new employees much more efficiently.
Benefits in Automating Your Onboarding Process
- Improves alignment of HR onboarding goals to company goals
- Increases visibility into hiring status
- Increases productivity so fewer resources are required
- Eliminates rework and bottlenecks throughout the onboarding processes
- Customizes views of hiring information
- Improves tracking ability
- Reduces human error
- Integrates with existing systems
- Enhances communication
- A green alternative
- Reduces cycle times
Ultimus delivers significant business results to Human Resource departments. From getting a new employee onboard to filing the paperwork, Ultimus can automate and simplify the onboarding process so HR departments can capitalize on their company’s true potential.
Allison Thiebaud
Senior Marketing Specialist
Posted on Wed, Jul 06, 2011 @ 02:00 PM
Connecting Your Workforce through Mobile Applications
If you happen to follow Ultimus on Twitter or keep up with our blog, you would have noticed that on Thursday, June 23 Ultimus served as a Gold Sponsor and panelist at the North Carolina Technology Association’s (NCTA) Emerging Tech and Trend event at the Charlotte Chamber of Commerce. The ETT event, which discussed how to connect your workforce through mobile applications, had a great turnout with over 80 people in attendance.
Ultimus’ vice president of Product/Technology North America, Chris Adams, served as a panelist and offered great insight on numerous audience questions about mobile applications. Discussion topics included: industries that have benefited from the use of mobile applications; business problems that have been solved through the use of mobile apps; how mobile applications have helped lower costs through real-time information; and how companies ensure information transmitted through mobile applications is both safe and secure. Below you will find a photo from the event.
As a Gold Sponsor, Ultimus set up an exhibit table for attendees to visit and speak with an Ultimus representative. There were many discussions about how The Ultimus Adaptive BPM Suite provides employees with the ability to perform work-related tasks on the go.
It was a pleasure meeting so many of our North Carolina neighbors and gathering information on their company capabilities. We look forward to attending and participating in future NCTA events!
Allison Thiebaud
Senior Marketing Specialist
