Ejemplos de Éxitos Probados en BPM en el Mundo Real:

Una Historia de Éxito de un Cliente de Ultimus

Celtic Insurance Company Logra hasta un 60% en Ganancia en el Rendimiento con el Procesamiento de Aplicación de Seguros

Información de la Compañía

Cliente de Ultimus: Celtic Insurance Companyceltic
Industria: Seguros
Solución: Procesamiento de Aplicaciones

Con sede en Chicago, Celtic Insurance Company es un proveedor líder nacional de seguros individuales de salud. Durante más de 30 años, han tenido un registro combinado de innovación de productos y la estabilidad financiera en la prestación de productos de seguros de salud para personas de todas las edades. Celtic se conoce en la industria por sus productos de alta calidad, un énfasis en el servicio al cliente y la experiencia tecnológica. Reconociendo que las necesidades de seguro están en constante cambio, Celtic busca hacer la cobertura de seguro disponible para una amplia gama de consumidores.

¿Por qué BPM?

La industria de los seguros en su conjunto requiere una enorme cantidad de recopilación de datos y la gestión de los requisitos de cumplimiento de las extensas directrices de seguridad para estos datos. Celtic recurrió a la gestión de procesos de negocio (BPM) para facilitar su recolección de datos, reducir la entrada de datos redundantes, asegurar que los procedimientos se siguieron correctamente de principio a fin, y para crear una "verdadera" oficina sin papeles. Celtic seleccionó a Ultimus para reemplazar su sistema de flujo de trabajo basado en documentos existentes, ya que no era fiable y que había llegado a ser no compatible.

La compañía también reconoció que con más de 30 empleados procesando más de 100 solicitudes de seguro cada día en un entorno no fiable, eludiendo el sistema de flujo de trabajo existente para realizar el trabajo que se había convertido en algo común. Esta actividad evitaba requisitos fundamentales de seguridad y HIPAA, que ponían a la empresa en un riesgo con las regulaciones.

Celtic planea demostrar el éxito del BPM en el procesamiento de solicitudes de seguros sentando las bases para extender las capacidades de suscripción en línea. Este éxito permitiría la expansión en el procesamiento de las reclamaciones de seguros, gestión de relaciones con los clientes, los enlaces a los registros médicos, empresas de contratación, y en muchas otras áreas del negocio.

Después de una evaluación funcional de 150 proveedores en base a las necesidades actuales y futuras, Celtic ha seleccionado a Ultimus en base a su estabilidad financiera y significativa participación y una amplia experiencia en el mercado, y el sólido liderazgo en negocios. Estos rasgos fueron fundamentales para reforzar la confianza de Celtic en una relación a largo plazo con Ultimus.

Implementación

La parte más difícil de cualquier solución de BPM es la determinación de la extensión total del proceso y los numerosos pasos y excepciones que se requieren. Este proceso de descubrimiento es un paso crítico para asegurar que los procesos automatizados reflejan con precisión la metodología y políticas de la organización de la organización. Las primeras seis semanas del proyecto inicial incluían recopilación de requisitos, que se tradujo en un documento de 47 páginas. Esto proporcionó la información necesaria para poner en práctica un plan de producción.

Siguiendo la documentación de los requisitos iniciales, el equipo de descubrimiento de Ultimus documentó totalmente los casos y escenarios esperados. Con esta información, el equipo de Ultimus, en conjunción con el de Celtic, finalizó el flujo de procesos de negocio, mapeado del proceso y ha creado la interfaz de usuario basada en web. Todo el proceso de aprobación de seguros se implementó cuatro semanas más tarde. Todo el proceso se completó de principio a fin en un plazo de 14 semanas.

Resultados

En esta primera solución BPM basada en Ultimus para el Celtic, los primeros resultados indicaron una ganancia de rendimiento del 50-60% con el tiempo de procesamiento de la solicitud de seguro se reducida a días. Para lograr esta mejora significativa, más de 60% de las tareas previamente manuales fueron automatizadas. Sólo ocho líneas de código ASP.NET ayudaron a mantener un aspecto coherente en todo el proceso, incluidos los componentes de otros fabricantes que están relacionados con, pero fuera de, el proceso de Ultimus.

Para lograr estos avances, el proceso de Celtic hace un amplio uso de los Servicios Web y XML. Las tareas se distribuyen automáticamente utilizando un grupo integrado y un grupo de distribución de carga de colas para la asignación de tareas mediante la integración con el Directorio Activo. El sistema de monitoreo basado en tiempo hace cumplir los plazos legales de todo el proceso, que aseguran que todas las tareas sean manejadas rápidamente.

Como anécdota, los participantes del proceso han indicado que la interfaz de usuario es ahora mucho más intuitiva que el sistema pre-Ultimus.

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Retos

  • El sistema de flujo de trabajo anterior basado en documentos no era fiable y sin soporte
  • Cientos de solicitudes en papel tenían que ser procesadas cada día
  • Incapacidad para evitar la clave de seguridad y requisitos de HIPAA que puso a la compañía en riesgo regulatorio

Soluciones

  • Procesamiento Automatizado de Solicitud de Seguro
  • Directorio Activo integrado para permitir la asignación de tareas para grupos y colas
  • El sistema de monitoreo basado en tiempo mantiene el proceso dentro de los parámetros de seguridad y directrices de la HIPAA

Éxitos

  • 50% - 60% en ganancia de rendimiento
  • Más de 60% de pasos previamente manuales fueron automatizados
  • Procesamiento de aplicaciones reducida en días
  • Todo el proceso se completó de principio a fin plazo de 14 semanas
  • Los usuarios siguen el proceso sin eludir el flujo de trabajo
  • Participantes en el Proceso han indicado que la interfaz de usuario es mucho más intuitiva que el sistema pre-Ultimus