Ejemplos de Éxitos Probados en BPM en el Mundo Real:

Una Historia de Éxito de un Cliente de Ultimus

Bernstein AG Reduce el Tiempo de Solicitudes hechas por Nuestros Clientes de Semanas a Días

Información de la Compañía

Cliente de Ultimus: Bernstein AGbernstein ag
Industria: Manufactura
Solución: Solicitud de Productos de Clientes

Bernstein AG, establecida en 1947, construye y vende componentes y sistemas para periféricos de automatización industrial utilizados en ascensores y escaleras mecánicas, puertas y portones. Innovaciones confiables de su principal portafolio de interruptores, sensores y cajas eléctricas de la compañía garantizan la seguridad de los operarios, máquinas y procesos. La compañía emplea a más de 500 personas y ofrece una amplia gama de soluciones seguras a sus clientes de todo el mundo.

Oportunidades

Muchas empresas tratan de diferenciarse de su competencia a través de la calidad y el precio. Aunque a fin de seguir siendo competitivas, las compañías deben hacer más, aparte de limitarse a proporcionar productos de alta calidad a un precio más barato.

Dentro de una empresa en tiempo real, la realización de pedidos y el envío se producen casi simultáneamente. Bernstein observó que cuando se hacía un pedido, a menor el tiempo de envío, mayor sería la probabilidad de cerrar un trato. Sin embargo, para Bernstein, muchos de sus procesos tenían retrasos de tiempo innecesarios. La reducción de las demoras en estos negocios críticos para llevar a cabo idealmente con cero latencias, era esencial para la salud de la empresa.

Bernstein pronto descubrió que había espacio adicional para la mejora. Se dieron cuenta de que no sólo tiempo y dinero podrían ahorrarse, sino también la posición competitiva estratégica podría mejorarse, esencialmente entregar excelente servicio al cliente en un tiempo mínimo.

Bernstein seleccionó Ultimus para ayudarles a acelerar su capacidad de respuesta a los clientes debido a su tecnología patentada única, por lo que es posible implementar procesos complejos sin necesidad de programación. A diferencia de muchas organizaciones, Bernstein se centró primero en sus procesos externos, clientes enfrentaban los procesos, debido al dolor que estaba causando en la empresa. Con varios objetivos en mente, apuntaban a lograr la transparencia y el control de sus operaciones, la reducción del tiempo de producción y los costos de modelado de los procesos de negocio y la integración con los sistemas y las tecnologías existentes y futuras.

Integración

Uno de los requisitos técnicos más importantes fue la integración universal de la suite BPM en la infraestructura de TI existente de la empresa. El ambiente se compone de IBM iSeries (AS / 400) con un sistema PPS, un entorno Windows con Directorio Activo, Microsoft Exchange, granja de servidores Citrix XP y un amplio sistema de enlace de radio de 34 MBit con VPN.

La interacción de la nueva solución con el software actualmente en funcionamiento, como la base de datos IBM DB2- 400 y el de ventas de y de soluciones de archivamiento, fue un importante punto de interés. Más importante aún, la gran variedad de datos de clientes, artículos y maestros de fabricación del sistema de PPS en el iSeries, tuvo que ser integrado automáticamente en el proceso - directamente y libre de redundancia.

Las numerosas posibilidades de integración de la Ultimus BPM Suite, permite una perfecta integración en una ya existente, un ambiente heterogéneo de TI.

Información de la solución: solicitud de productos de clientes

El primer proceso implementado de inmediato con la Ultimus BPM Suite, fue la solicitud del producto del cliente. Bernstein fabrica principalmente soluciones específicas de los clientes, que se basan en los productos existentes, sin embargo que necesitan ser personalizados. El propósito del proceso es comprobar, si la personalización es factible, que cuesta y los plazos de entrega que deben esperar. Un vendedor que entra en la petición del cliente en el sistema, por lo general inicia el proceso de negocio. Al introducir los datos, controles de veracidad se llevan a cabo para que los errores y las consultas se puedan evitar desde el principio. Este formulario de Ultimus puede ser llenado por un empleado en oficina o por el personal de campo a través de una conexión VPN.

Después que la solicitud ha sido ingresada automáticamente en la base de datos, la prioridad tiene que ser definida. Consultas críticas de tiempos se manejan con mayor prioridad e informan al cliente acerca de la viabilidad de su solicitud en la fecha programada. En el siguiente paso, se pide a varias personas encargadas dar una declaración con el fin de evaluar si el proyecto puede llevarse a cabo en su departamento. Los resultados se remitirán a garantía de calidad y de producción, entonces pueden salir del proyecto. El agente de ventas recibe el formulario con toda la información pertinente de forma automática y ahora sólo necesita la aprobación por parte del cliente. Una vez que esto ha tenido lugar, producción recibe automáticamente una notificación y los datos se transfieren al proceso de producción. Cada paso tiene plazos de acuerdo con la fecha deseada del cliente, iniciando procedimientos de escalamiento, una vez se supere un plazo. A través de este, las solicitudes de los clientes pueden ser manejadas de la manera más eficiente. Los Flobots para Microsoft Word y Correos, que crean cartas, faxes y correos electrónicos de forma automática a partir de los datos del proceso, mantienen de forma permanente al cliente actualizado en el estatus. Los beneficios para los empleados de Bernstein, así como para sus clientes son inmensos.

Resultados

Las metas deseadas por bernstein se lograron en poco tiempo. Los empleados comenzaron a pensar en cadenas de procesos completos en lugar de en las tareas individuales. Después de una cautela prospectiva, los empleados han aceptado el sistema de bpm como una ayuda real y participan activamente en la optimización de procesos en una base diaria. Además, la calidad se ha mejorado a través de la introducción del sistema de bpm, así como una mayor transparencia dio lugar a una mejora en un trabajo más preciso. Las mejoras no sólo podrían ser alcanzadas en los procesos en el área de los cambios de producto y producción. También, dentro de los procesos de los clientes y de ventas podría alcanzarse un tiempo de rendimiento más rápido.

La estandarización de los procesos de negocio con la galardonada tecnología de gestión de procesos de negocio de ultimus generó muchas facetas beneficiosas. El ultimus bpm suite ofrece todas las aplicaciones que se necesitan para gestionar los procesos de negocio a lo largo del ciclo de vida completo. La implementación de la suite bpm de ultimus y utilizar sistemáticamente las solicitudes comprendidas hicieron a bernstein una compañía en tiempo real.

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Resultados Medibles

  • El tiempo de ciclo se redujo drásticamente; Cortar tiempo para cotizaciones de 2 a 3 semanas a menos de 3 días
  • El Retorno de la Inversión se alcanzó en sólo seis meses
  • Las respuestas a las solicitudes de productos al cliente en la variación del producto técnico, que antes podían tardar hasta semanas, ahora se revisan, calculan y son contestadas en el plazo de unos pocos días
  • La calidad ha mejorado gracias a la introducción del sistema de BPM, como una mayor transparencia dio lugar a una mejora en un trabajo más preciso
  • Bernstein fue capaz de reducir los costos en muchos procesos internos
  • La implementación se dirigió a los aspectos de calidad y ayudó al cumplimiento de las normas de gestión de calidad (ISO 9001)

Integraciones

  • Directorio Activo
  • MS Exchange
  • MS Office
  • IBM iSeries (AS/400) con  DB2-400 y Sistemas-PPS
  • Citrix XP Serverfarm