Ejemplos de Éxitos Probados en BPM en el Mundo Real:

Una Historia de Éxito de un Cliente de Ultimus

Colorado College System Ahorra 40 Horas a la Semana a su Departamento de Recursos Humanos con un mejor Procesamiento y Seguimiento

Información de la compañía

cccs

Cliente de Ultimus: Colorado Community College System
Industria: Educación
Solución: Presentación y Seguimiento de Hoja de Tiempo

El Colorado Community College System (CCCS) es el sistema de más rápido crecimiento y más grande de Colorado de la educación superior. CCCS es único en todo el país en términos de sus responsabilidades de gobernabilidad y supervisión de los colegios comunitarios estatales que ofrecen diversas carreras y programas académicos.

Actualmente, CCCS supervisa 13 colegios de la comunidad, que sirven a más de 107.000 estudiantes al año. Por otra parte, CCCS dirige unas 1,200 escuelas secundarias y 800 programas de carrera y técnicos de educación superior adicionales en más de 150 distritos escolares y otras siete instituciones de educación superior en todo el estado.

Meta: automatizar y dar seguimiento a los procesos de licencias de empleados y hojas de tiempo

Para cualquier empresa, el seguimiento de tiempo libre pagado a los empleados (PTO) y las solicitudes de licencias es un aspecto importante de la responsabilidad de los recursos humanos. Para CCCS, este proceso se estaba volviendo más engorroso y muy propenso a errores debido al gran número de empleados en cada una de las 13 universidades de la comunidad. Otros retos con este proceso incluyen:

  • Datos Inexactos y Manualmente Intensivo: El llenado manual, el enrutamiento y el almacenamiento de formularios en papel a menudo conducen a errores en la introducción de datos y la pérdida de formularios. Este le cuesta a gerentes de recursos humanos y a empleados horas para hacer correcciones, recuperar hojas de tiempo pérdidas o sustituirla por una nueva.
  • Información de Control de Compensación: El sistema basado en papel no ofreció ninguna manera fiable de saber si los empleados estaban tomando tiempo libre sin reportarlo. A algunos empleados se les estaba pagando por licencias que ya habían tomado, pero no reportado. 
  • Consumo de Tiempo: Los procesos basados en papel CCCS estaban propensos a errores inherentemente. Esto no solo les costó más tiempo para completar en primer lugar, pero también para corregir los errores.
  • Falta de Capacidad de Generar Reportes: El personal de recursos humanos no tenían manera de generar de forma rápida o eficiente reportes de recursos humanos a fin de mes sin excesiva entrada de datos, tratando con formularios perdidos o recibiendo consultas de los empleados.

El Enfoque de Ultimus

La Ultimus Adaptive BPM Suite está siendo utilizada para automatizar los procesos de licencias y hojas de tiempo en la oficina del sistema de CCCS y en Pueblo Community College (PCC), donde ahora se han dado cuenta de la reducción en el abuso del tiempo de licencia, la eliminación del equivalente de un empleado administrativo a tiempo completo, y el aumento de la productividad del personal de recursos humanos y así como de otros empleados.

El proceso automatizado almacena electrónicamente peticiones de licencias y hojas de tiempo en línea donde los empleados pueden rápida y fácilmente llenarlos y presentarlos al departamento de recursos humanos.

El sistema garantiza que la información completa y correcta sea presentada, las solicitudes se procesan de manera eficiente, y el departamento de recursos humanos tiene información clara y precisa sobre que reportar al final del mes. La Ultimus Adaptive BPM Suite también proporciona al departamento de recursos humanos la visibilidad en el proceso para asegurar que los empleados sean pagados y que se tomen en cuenta sus vacaciones.

Implementación

Basado en la respuesta positiva de este proyecto, Colorado Community College System está lanzando el soporte de flujo de trabajo para una serie de otras tareas, como las solicitudes de autorización de viajes, reporte de gastos de viaje, el proceso de nuevas contrataciones de personal y alquiler de sala de conferencias. Ellos están buscando a una mayor visibilidad y productividad a través de varias otras áreas de su sistema educativo.

Sobre Ultimus

Ultimus ha automatizado más procesos de negocios que cualquier otro proveedor de Gestión de Procesos de Negocios (BPM) en todo el mundo. Ultimus BPM Suite adaptativa ha permitido a las empresas a acelerar sus objetivos de rendimiento en cada etapa de crecimiento corporativo.

La tecnología galardonada de Ultimus se adapta sin problemas a las personas, a los sistemas y a los cambios. Utilizado por más de 2.000 clientes en todo el mundo, Ultimus proporciona soluciones a organizaciones tales como Pfizer, ProHealth, Bausch & Lomb, Northrup Grumman, DHL, Microsoft, Daimler, Perdue Farms, Chevron, y la Universidad de Tulane. Ultimus tiene su sede en América del Norte, y tiene oficinas en América Latina, Europa, Asia, Oriente Medio y Australia.

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Retos

  • Reducir los errores en los procesos de Recursos Humanos
  • Eliminar el procesamiento manual y llenado de papeles
  • Aumentar la productividad y la visibilidad en la ejecución de procesos

Soluciones

  • Estandarizar y centralizar los formularios de hojas de tiempo
  • Automatizar procesos de presentación y seguimiento
  • Dar seguimiento a solicitudes de licencias con información automatizada y reportable

Éxitos

  • Mayor precisión en PTO
  • Eliminar envío de formularios e información incorrecta
  • Mejora de la capacidad de procesamiento y seguimiento
  • Mayor visibilidad de los procesos

Beneficios Claves

  • Reducción de abuso en tiempo de licencia
  • Reportes de RRHH precisos y capaces de seguimiento a fin de mes
  • Aumento de la productividad en todo el sistema y el proceso
  • Reducción del tiempo de ciclo
  • Formularios Estandarizar electrónicos asegura que los formularios correctos son llenados y presentados por los empleados
  • Característica de Self-Service ofrece a los empleados el control de saldos de vacaciones y detalles de planilla